Como um home office não planejado nos levou a um e-NPS acima da média.

Um case de sucesso em meio a uma pandemia.

Em março de 2020 uma crise global se instaurou com força em nosso país.
O COVID 19 despontou a partir do mês de março no Brasil, e que fez com que muitas circunstâncias referente a forma como vivemos fossem repensadas.

Uma dessas dessas formas foi justamente nossa relação com o trabalho e com o ambiente de trabalho — fazendo com que o home- office fosse a melhor opção para muitas empresas.

Estar em um time de PEOPLE em um momento como esse foi ( e tem sido) muito desafiador, mas também, muito poderoso por poder me envolver em processos e decisões que impactaram de fato a vida das pessoas.

Hoje venho contar um pouquinho da jornada do que foi conduzir o processo de migração para Home Office em uma semana na — Stilingue Inteligência Artificial — Bem como contar sobre as ações paralelas que adotamos para garantir a qualidade de vida dos colaboradores e principalmente a segurança psicológica num momento tão delicado quanto esse. Compartilho justamente porque acredito que temos lidado bem com essa situação e bons frutos vem sendo colhidos.

Fase 1:
O planejamento que não deu para ser feito

Isso mesmo, o processo foi tão intenso que um plano de migração com um piloto e um MVP e benchmarks praticamente não aconteceu.

O que aconteceu foram algumas forças-tarefa e grupos de trabalho para dar vazão em certas ações, pois algo que percebemos era que a velocidade de resposta seria proporcional ao impacto na saúde e vida das pessoas. E o BEM ESTAR das pessoas é nossa única variável não negociável.

Então era imprescindível que agíssemos rápido, mesmo que não tendo todos os processos perfeitos a fim de minimizar a possibilidade de colocar as pessoas em risco.

E como sempre ressaltado pela minha líder Marília:
Fazer o melhor que pudermos com os recursos que temos.

Então nessa fase inicial gostaria de explicitar apenas 3 ações, até porque acredito que o nosso caso de sucesso se deu muito mais pelo que aconteceu após o início do isolamento social do que nessa fase inicial.

1Criação de um comitê de deliberação envolvendo os principais stakeholders
Nesse comitê foi importante ter as pessoas que são os decision makers da empresa para que as decisões necessárias fossem tomadas de forma ágil.

2Determinação de uma data limite para a paralisação da operação presencial
A determinação de uma data limite faz com que o senso de urgência seja maior e com que as pessoas possam se planejar nas ações que devem tomar considerando o tempo que possuem. E foi isso que aconteceu.

3Aprender enquanto executa … E vai fazendo como dá…
Começar a convidar grupos para iniciar o trabalho remoto . Um time de cada vez, de modo a ter possibilidade de monitorar as principais necessidades emergenciais de logística para esse processo.
Ou seja mandar um time X para casa, fazer uma reunião de feedback no dia seguinte e checar pontos básicos como internet, estrutura de trabalho e já ir remediando.

Nesse ritmo em 2 semanas estávamos com todos os nossos escritórios remotos.
Na primeira semana os 02 escritórios de São Paulo
Na segunda semana o escritório de Ouro Preto.
O processo durou uma semana para cada escritório, e foi consideravelmente satisfatório pois o processo foi rápido, mas aconteceu gradualmente ao longo de uma semana, o que possibilitou um acompanhamento mais próximo de cada time e a resolução de problemas maiores que poderiam interferir na operação.

Fase 2:
Falar e fazer…

Aqui eu acho que começa nosso caso de sucesso.
A transparência tem sido um elemento chave para a manutenção do bem estar.

Então começamos esse processo OUVINDO as pessoas. Para isso utilizamos uma pesquisa por pulsos para entender como as pessoas estavam reagindo nesse momento de mudanças tão drásticas para que pudéssemos endereçar as dores corretamente.

Essa pesquisa foi realizada uma ferramenta chamada PULSES ( Recomendo inclusive), para obter insights sobre como estava a vida das pessoas durante esse período de isolamento social.

Assim obtivemos os seguintes insights básicos, através dos quais pautamos nossas ações posteriormente:

1- Uma dor era a adaptação estrutural estava difícil. Ou seja o espaço de trabalho das pessoas não era adequado.

2- A insegurança emocional sobre a pandemia, e possíveis desdobramentos de crises econômicas, problemas de saúde afetavam as pessoas.

Assim sendo começamos a trabalhar no nosso pacote de ações.

Vou citar apenas algumas aqui, para ilustrar e exemplificar para vocês ações preliminares simples que podem ser implementadas e acabam por trazer um excelente resultado.

1- Um espaço de trabalho adequado

Juntamente com o time de facilities e infra, o primeiro ponto a ser endereçado ainda no mês de março, estendendo-se para o mês de abril foi a garantia de um espaço de trabalho adequado na casa das pessoas.

Assim disponibilizamos ( entregando na casa das pessoas) cadeiras, mesas, monitores para que pudessem trabalhar bem considerando a segurança e conforto do colaborador.

E em certos casos aconteceu também o fornecimento de internet para aqueles estivessem com dificuldade de conexão.

2- Papo com CEO — Transparência em Primeiro lugar.

Acreditamos em transparência em primeiro lugar . Assim criamos esse espaço de "microfone aberto" que chamamos de PAPO CORUJA que acontece quinzenalmente com nosso CEO nas segundas feiras onde recebemos informações sobre o negócio e podemos entender como podemos contribuir com ações e como a crise afeta nossa empresa. É acima de tudo um momento de entendimento, diálogo e acolhimento onde podemos conversar tirar dúvidas e endereçar desconfortos.

3- Segurança psicológica e bem estar

Contratamos uma psicóloga par atendimentos de CONSULTORIA DE BEM ESTAR

A Patricia Dauer ( nossa querida psicóloga consultora nesse projeto ) atua em "três frentes"

Sessões com todas a empresa,
onde temos bate papo e endereçamos desconfortos gerais e e preocupações que compartilhamos.

Sessões por times, onde a Paty acompanha esse bate papo principalmente para ajudar no entendimento dessa nova relação que se cria na rotina de trabalho.

E por fim consultoria individual onde somos atendidos individualmente para uma sessão onde trabalhamos mais questões práticas de como melhorar a qualidade de vida a nível individual. De fato uma consultoria de bem estar.

Além disso mantivemos dois espaços virtuais.

Aulas de meditação diária.
Onde nosso educador físico faz lives para que as pessoas possam praticar meditações guiadas, e ter um omento de relaxamento em um dia estressante.
Ginástica laboral online de modo a ajudar em toda questão de ergonomia e postural cotidiana, e também propiciar um momento de relaxamento.

4- Saúde e Alimentação

Em um trabalho com o time de Departamento Pessoal aprovamos um aumento no vale alimentação dos colaboradores de são Paulo, bem como estabelecemos esse benefício para os colaboradores que não possuíam, como era o caso dos colaboradores da cidade de Ouro Preto, que tinham acesso ao restaurante no escritório.

Dessa forma além do benefício que visava garantir que as pessoas pudessem se alimentar melhor nesse período, passamos a compartilhar receitas saudáveis e práticas nos nossos canais de comunicação interna para que as pessoas cozinhassem em casa.

5- Segurança financeira.

Organizamos uma palestra para falar sobre educação e saúde financeira com o Planejador financeiro Márcio Martins, fundador da COOIN ,para que as pessoas pudessem receber algumas dicas para se prepararem para lidar emocionalmente com as questões financeiras.

Bom, o papo foi um sucesso e assim como todas atividades descritas anteriormente tivemos a felicidade de ter um alto engajamento e um alto índice de satisfação.

As entregas dessas 5 frentes fizeram com que esse período inicial de isolamento social fosse menos "doloroso".

Claro que existiram outras VÁRIAS iniciativas internas. Como por exemplo: A campanha de vacinação, criação de guias e materiais informativos , estabelecimento de parceria com pequenos empreendedores locais, estabelecimento de um sistema de reconhecimento peer 2 peer, realização de happy hour, noites de jogos, eventos online…

DEZENAS de atividades entregues que posso descrever em outros textos…
Mas basicamente aqui estão pilares básicos que nos permitiram ter esses casos de sucesso nesse processo.

E o sucesso deles está no fato do nosso olhar estar focado EM PROPICIAR UMA EXPERIÊNCIA DE QUALIDADE, uma vivência HUMANA a cada coruja que não pode mais estar em nosso ninho diariamente.

E acredite… Isso trás sucesso!
Não acredita?

EU afirmo que hoje, em um momento conturbado como esse temos pessoas felizes e que sentem-se cuidadas.

E esse sentimento reflete em um métrica muito clara. Um e-NPS acima de 75 pontos. Para ser mais preciso 78. ( e-NPS calculado por meio de pesquisa com a FEEDZ)

E para mim, o sucesso desse resultado maravilhoso de e-NPS está genuinamente em ter consciência que "IT IS ALL ABOUT PEOPLE"
FALAR… E FAZER !